Notizen | Kanman Dokumentation

Notizen bringen Dokumentation und Kontext direkt in Ihren Arbeitsbereich und eliminieren die Notwendigkeit, zwischen Kanman und externen Tools wie Google Docs oder Notion zu wechseln. Jedes Board kann seine eigene Sammlung von Notizen haben – Meeting-Zusammenfassungen, Projektrichtlinien, Forschungsergebnisse oder jedes Referenzmaterial, das Ihnen hilft, informiert zu bleiben, während Sie an Ihren Aufgaben arbeiten.

Im Gegensatz zu Aufgaben, die abgeschlossen und archiviert werden, bleiben Notizen als lebende Dokumente bestehen, die sich zusammen mit Ihren Projekten entwickeln. Sie sind durchsuchbar, mit Tags versehbar und können direkt mit bestimmten Projekten oder Aufgaben verknüpft werden, wodurch eine Wissensbasis entsteht, die natürlich mit Ihrer Arbeit wächst.

Was sind Notizen?

Notizen sind Rich-Text-Dokumente, die an Boards angehängt sind. Stellen Sie sie sich als die “Dokumentationsebene” Ihres Boards vor – während Aufgaben verfolgen, was getan werden muss, erfassen Notizen den Kontext und das Wissen, das diese Arbeit informiert.

Häufige Verwendungszwecke für Notizen:

Meeting-Notizen - Entscheidungen, Aktionspunkte und Diskussionen festhalten
Projektdokumentation - Anforderungen, Spezifikationen und Richtlinien
Referenzinformationen - Links, Zugangsdaten und häufig benötigte Details
Teamrichtlinien - Prozesse, Standards und Vereinbarungen
Forschungsergebnisse - Erkenntnisse, Analysen und Empfehlungen

Zugriff auf Notizen

Notizen befinden sich in einem dedizierten Panel, das von der Seite Ihrer Board-Ansicht herausgleitet, sodass Sie auf Dokumentation zugreifen können, ohne Ihre Aufgaben zu verlassen.

Öffnen Sie ein beliebiges Board
Klicken Sie auf die Notizen-Schaltfläche im Board-Header (Notizbuch-Symbol)
Das Notizen-Panel öffnet sich und zeigt alle Notizen für dieses Board

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Das Panel bleibt geöffnet, während Sie arbeiten, sodass Sie Notizen und Aufgaben nebeneinander referenzieren können.

Notiz erstellen

Das Erstellen von Notizen ist reibungslos gestaltet – beginnen Sie sofort zu schreiben und fügen Sie bei Bedarf Struktur hinzu.

Öffnen Sie das Notizen-Panel
Klicken Sie auf + Neue Notiz
Geben Sie einen Titel ein (optional, aber empfohlen für die Durchsuchbarkeit)
Beginnen Sie im Rich-Text-Editor zu schreiben
Inhalte werden automatisch gespeichert, während Sie tippen – kein manuelles Speichern erforderlich

Ihre Notiz erscheint sofort in der Liste und kann jederzeit bearbeitet, mit Tags versehen oder mit Projekten verknüpft werden.

Notiz-Eigenschaften

Jede Notiz hat mehrere Eigenschaften, die Ihnen helfen, sie zu organisieren und später zu finden:

Eigenschaft	Beschreibung	Tipps
Titel	Optionale Überschrift, die in der Notizliste angezeigt wird	Verwenden Sie beschreibende Titel für einfacheres Suchen
Inhalt	Rich-Text-Dokument mit vollständiger Formatierung	Unterstützt Überschriften, Listen, Code-Blöcke und mehr
Typ	Jot, Card, Thread oder Note	Wählen Sie basierend auf dem Zweck Ihrer Notiz
Sichtbarkeit	Entwurf oder Veröffentlicht	Entwürfe sind privat; veröffentlichte Notizen sind geteilt (Teams)
Angepinnt	Hält Notiz oben in der Liste	Verwenden Sie für wichtige, häufig referenzierte Notizen
Angepinnt bis	Automatisches Lösen-Datum	Setzen Sie temporäre Pins, die automatisch ablaufen

Rich-Text-Editor

Notizen verwenden BlockNote, einen modernen blockbasierten Editor, der sich vertraut anfühlt, wenn Sie Notion, Confluence oder ähnliche Tools verwendet haben. Jeder Absatz, jede Überschrift oder Liste ist ein “Block”, den Sie umordnen, formatieren und organisieren können.

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Textformatierung

Formatieren Sie Text mit Tastaturkürzeln oder der Formatierungsleiste, die erscheint, wenn Sie Text auswählen:

Format	Kürzel (Windows/Linux)	Kürzel (Mac)
Fett	Strg+B	Cmd+B
Kursiv	Strg+I	Cmd+I
~~Durchgestrichen~~	Strg+Umschalt+X	Cmd+Umschalt+X
`Inline-Code`	Strg+E	Cmd+E
Links	Strg+K	Cmd+K

Blocktypen

Strukturieren Sie Ihre Notizen mit verschiedenen Blocktypen:

Absätze - Standard-Textblöcke für Fließtext
Überschriften (H1, H2, H3) - Organisieren Sie Abschnitte hierarchisch
Aufzählungslisten - Ungeordnete Listen für zusammengehörige Elemente
Nummerierte Listen - Sequenzielle oder priorisierte Elemente
Checklisten - Verfolgbare Elemente mit Kontrollkästchen
Code-Blöcke - Syntax-hervorgehobener Code mit Sprachauswahl
Blockzitate - Hervorgehobene Auszüge oder Hinweise

Blöcke hinzufügen

Der schnellste Weg, verschiedene Blocktypen hinzuzufügen, ist das Schrägstrich-Befehlsmenü:

Tippen Sie / am Anfang einer neuen Zeile
Ein Menü erscheint mit verfügbaren Blocktypen
Tippen Sie zum Filtern (z.B. /code oder /überschrift)
Drücken Sie Enter oder klicken Sie, um einzufügen

Sie können auch bestehende Blöcke konvertieren, indem Sie sie auswählen und das Block-Menü verwenden.

Notiztypen

Kanman bietet vier Notiztypen, jeder für unterschiedliche Zwecke konzipiert. Wählen Sie den Typ, der am besten zu Ihrem Inhalt passt.

Jot

Schnelle Notizen für schnelles Erfassen, wenn Sie etwas schnell notieren müssen. Jots haben minimale Formatierungsoptionen und sind perfekt für schnelle Gedanken, Erinnerungen oder flüchtige Ideen, die Sie später erweitern werden.

Card

Strukturierte Notizen mit klaren Abschnitten und visueller Trennung. Cards funktionieren gut für Vorlagen, standardisierte Dokumentation oder Informationen, die einem konsistenten Format folgen.

Thread

Konversations-Stil-Notizen mit Zeitstempeln für jeden Eintrag. Threads sind ideal für laufende Diskussionen, Entscheidungsprotokolle oder jeden Inhalt, der sich im Laufe der Zeit entwickelt und von chronologischem Kontext profitiert.

Note (Standard)

Allzweck-Notizen mit vollständigen Formatierungsmöglichkeiten. Dies ist der flexibelste Typ und funktioniert für die meisten Dokumentationsbedürfnisse – Meeting-Notizen, Projektrichtlinien, Forschungsergebnisse und mehr.

Notizen anpinnen

Wenn Sie Notizen haben, die Sie häufig referenzieren – Teamrichtlinien, Projektanforderungen oder laufende Meeting-Notizen – hält das Anpinnen sie oben in Ihrer Notizliste für sofortigen Zugriff.

Öffnen Sie das Notiz-Menü (⋯) oben rechts bei jeder Notiz
Wählen Sie Anpinnen
Die Notiz bewegt sich an die Spitze der Liste mit einem Pin-Indikator

Automatisches Lösen

Für Notizen, die nur vorübergehend wichtig sind (Sprint-Ziele, Wochen-Agenden, zeitkritische Ankündigungen), setzen Sie ein Ablaufdatum, damit sie sich automatisch lösen:

Pinnen Sie die Notiz wie oben beschrieben an
Klicken Sie auf Ablauf festlegen
Wählen Sie ein Datum aus dem Kalender
Die Notiz bleibt bis zu diesem Datum angepinnt, dann bewegt sie sich automatisch zurück an ihre normale Position

Dies ist besonders nützlich für Meeting-Agenden, temporäre Ankündigungen oder alles, was nur für einen bestimmten Zeitraum relevant ist.

Notizen verknüpfen

Eine der leistungsstärksten Funktionen von Notizen ist die Möglichkeit, sie mit bestimmten Projekten oder Aufgaben zu verknüpfen. Dies erstellt ein Netzwerk von Dokumentation, das die richtigen Informationen genau dort anzeigt, wo Sie sie brauchen.

Mit Projekt verknüpfen

Wenn sich eine Notiz auf ein bestimmtes Projekt bezieht – wie Projektanforderungen oder Stakeholder-Notizen:

Öffnen Sie die Notiz, die Sie verknüpfen möchten
Klicken Sie auf Mit Projekt verknüpfen in der Notiz-Werkzeugleiste
Wählen Sie ein Projekt aus dem Dropdown
Ein Link erscheint, der die Verbindung zeigt

Mit Aufgabe verknüpfen

Für Notizen, die sich auf bestimmte Aufgaben beziehen – wie Recherche für einen bestimmten Punkt oder detaillierte Anweisungen:

Öffnen Sie die Notiz
Klicken Sie auf Mit Aufgabe verknüpfen
Wählen Sie eine Aufgabe aus der Liste
Die Verknüpfung ist hergestellt

Verknüpfte Elemente anzeigen

Verknüpfte Projekte und Aufgaben erscheinen am unteren Rand jeder Notiz als klickbare Chips. Klicken Sie auf einen Link, um direkt zu diesem Projekt oder dieser Aufgabe zu springen – kein Suchen erforderlich. Diese bidirektionale Verknüpfung bedeutet, dass Sie von Notizen zu Arbeitselementen navigieren können und umgekehrt.

Notizen taggen

Tags bieten eine weitere Organisationsebene und ermöglichen es Ihnen, Notizen über Projekte und Boards hinweg zu kategorisieren. Verwenden Sie Tags für Themen wie “meeting-notizen”, “entscheidungen”, “recherche” oder “referenz”.

Öffnen Sie eine Notiz
Klicken Sie auf Tag hinzufügen im Notiz-Header
Geben Sie einen Tag-Namen ein (oder wählen Sie einen bestehenden)
Drücken Sie Enter, um den Tag hinzuzufügen

Nach Tag filtern

Tags werden mächtig, wenn Sie sie zum Filtern verwenden:

Klicken Sie im Notizen-Panel auf das Tags-Filter-Dropdown
Wählen Sie einen oder mehrere Tags
Die Liste aktualisiert sich und zeigt nur Notizen mit diesen Tags

Dies macht es einfach, alle Meeting-Notizen, alle Recherche-Dokumente oder jede andere Kategorie zu finden, die Sie definiert haben.

Notizen durchsuchen

Für schnellen Zugriff auf jede Notiz verwenden Sie die Suchleiste oben im Notizen-Panel:

Nach Titel suchen - Finden Sie Notizen mit bestimmten Namen
Nach Inhalt suchen - Finden Sie Notizen, die bestimmte Wörter oder Phrasen enthalten
Ergebnisse werden sofort aktualisiert - Kein Enter nötig; Ergebnisse erscheinen, während Sie tippen

Kombiniert mit Tags und Anpinnen macht die Suche es einfach, jede Notiz in Sekunden zu finden, selbst in Boards mit Dutzenden von Dokumenten.

Notiz-Sichtbarkeit

Notizen haben zwei Sichtbarkeitsstufen, die kontrollieren, wer sie sehen kann.

Entwurf

Entwurfs-Notizen sind nur für Sie sichtbar – selbst in Team-Arbeitsbereichen. Verwenden Sie Entwürfe für:

Dokumentation in Arbeit, die Sie noch nicht teilen möchten
Persönliche Notizen und Erinnerungen
Sensible Informationen, die nur für Sie bestimmt sind

Veröffentlicht

Veröffentlichte Notizen sind für alle Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs sichtbar (bei Teams-Tarifen). Verwenden Sie veröffentlichte Notizen für:

Team-Dokumentation und Richtlinien
Meeting-Notizen, auf die jeder zugreifen sollte
Projektanforderungen und Spezifikationen

Schalten Sie die Sichtbarkeit um, indem Sie auf den Sichtbarkeitsindikator im Notiz-Header klicken und Ihre Präferenz auswählen.

Kollaboratives Bearbeiten

Notizen unterstützen Echtzeit-Zusammenarbeit. Wenn mehrere Personen dieselbe Notiz öffnen, können sie gleichzeitig bearbeiten, wobei Änderungen sofort für alle sichtbar sind.

Live-Cursor

Der Cursor jedes Mitarbeiters erscheint in einer eindeutigen Farbe mit seinem Namenslabel. Sie können genau sehen, wo andere arbeiten, und ihre Änderungen Zeichen für Zeichen erscheinen sehen.

Live-kollaboratives Bearbeiten von Notizen

Aktive Mitarbeiter

Wenn andere eine Notiz anzeigen oder bearbeiten, erscheinen ihre Avatare im Editor-Header. Fahren Sie mit der Maus über den Indikator, um zu sehen, wer gerade aktiv ist:

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Grüner Punkt: Aktiv am Bearbeiten
Gelber Punkt: Anzeigen, aber nicht bearbeiten
Kein Punkt: Abwesend (inaktiver Tab)

Automatische Konfliktlösung

Das Kollaborationssystem führt gleichzeitige Bearbeitungen automatisch zusammen. Wenn zwei Personen denselben Absatz bearbeiten:

Beide Änderungssets werden beibehalten
Bearbeitungen werden intelligent basierend auf der Position zusammengeführt
Niemand verliert seine Arbeit

Best Practices für Zusammenarbeit

Große Änderungen kommunizieren: Bevor Sie eine Notiz umstrukturieren, lassen Sie andere wissen
Auf Cursor achten: Vermeiden Sie es, denselben Absatz wie jemand anderes zu bearbeiten, wenn möglich
Überschriften verwenden: Gut strukturierte Notizen machen es einfacher für mehrere Bearbeiter, in verschiedenen Abschnitten zu arbeiten

Weitere Details zu Kollaborationsfunktionen finden Sie unter Zusammenarbeit.

Notizen löschen

Wenn eine Notiz nicht mehr benötigt wird, können Sie sie löschen:

Öffnen Sie das Notiz-Menü (⋯)
Wählen Sie Löschen
Bestätigen Sie das Löschen, wenn Sie aufgefordert werden

Gelöschte Notizen gehen in den Papierkorb und können 40 Tage lang wiederhergestellt werden. Danach werden sie dauerhaft entfernt.

Best Practices

Den größten Nutzen aus Notizen zu ziehen erfordert etwas Disziplin. Hier sind Muster, die gut funktionieren.

Ein Thema pro Notiz

Halten Sie jede Notiz auf ein einzelnes Thema fokussiert. Das macht Notizen einfacher zu finden, zu verknüpfen und zu pflegen.

✅ “Sprint 23 Planungsnotizen”
✅ “API-Design-Entscheidungen”
✅ “Kundenmeeting - 15. Jan”
❌ “Alles über das Projekt”
❌ “Zufällige Notizen”

Überschriften für Struktur verwenden

Verwenden Sie für längere Notizen Überschriften (H2, H3), um scanbare Abschnitte zu erstellen. Das hilft Lesern, bestimmte Informationen schnell zu finden und gibt Ihren Notizen eine klare Hierarchie.

Großzügig verknüpfen

Verbinden Sie Notizen mit relevanten Projekten und Aufgaben, wann immer eine Beziehung besteht. Diese Links erstellen ein Wissensnetz, das die richtigen Informationen zur richtigen Zeit anzeigt.

Strategisch anpinnen

Pinnen Sie nur Notizen an, auf die Sie und Ihr Team häufig zugreifen. Zu viele angepinnte Notizen verfehlen den Zweck – wenn alles angepinnt ist, sticht nichts hervor. Streben Sie maximal 3-5 angepinnte Notizen pro Board an.

Überprüfen und archivieren

Überprüfen Sie Ihre Notizen regelmäßig:

Löschen Sie Notizen, die nicht mehr relevant sind
Lösen Sie Notizen, auf die nicht mehr häufig zugegriffen wird
Aktualisieren Sie Notizen mit veralteten Informationen

Eine saubere, aktuelle Notizsammlung ist wertvoller als eine umfassende, aber überladene.