Auto-Archivierung | Kanman Dokumentation

Die Auto-Archivierung hält Ihren Arbeitsbereich automatisch aufgeräumt, indem abgeschlossene Projekte nach einer konfigurierbaren Zeit in den Papierkorb verschoben werden. Anstatt manuell durch erledigte Arbeit zu sortieren, kümmert sich Kanman darum im Hintergrund – so bleiben Ihre Boards fokussiert auf das, was gerade wichtig ist.

Diese Funktion ist besonders wertvoll, wenn Sie mit vielen kleinen Projekten arbeiten, die abgeschlossen und dann vergessen werden. Ohne Auto-Archivierung können abgeschlossene Projekte Ihre Boards überladen und es schwerer machen, aktive Arbeit zu finden.

Wie es funktioniert

Wenn aktiviert, überwacht die Auto-Archivierung Ihre Projekte und archiviert sie automatisch, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen:

Überwacht Projektfortschritt – Verfolgt, welche Projekte 100% Abschluss erreichen
Wartet auf Ihre konfigurierte Verzögerung – Gibt Ihnen Zeit, Ihre Arbeit zu überprüfen
Löscht das Projekt sanft – Verschiebt es automatisch in den Papierkorb
Projekt ist wiederherstellbar – Bleibt 40 Tage im Papierkorb wie jede andere Löschung

Auto-Archivierung aktivieren

Gehen Sie zu Einstellungen > Präferenzen
Finden Sie Erledigte Projekte automatisch archivieren
Schalten Sie es Ein
Legen Sie Ihre Verzögerung fest (Tage, die nach Abschluss gewartet werden soll)
Änderungen werden automatisch gespeichert

Konfigurationsoptionen

Verzögerungszeit

Wie lange nach Erreichen von 100% Abschluss gewartet werden soll:

Einstellung	Beschreibung	Beste für
Minimum	7 Tage	Schnell arbeitende Projekte, häufige Überprüfung
Standard	30 Tage	Die meisten Workflows
Maximum	365 Tage	Langfristige Projekte, seltene Überprüfung

Wählen Sie eine Verzögerung, die Ihnen Zeit gibt, abgeschlossene Arbeit zu überprüfen, bevor sie archiviert wird. Wenn Sie unsicher sind, beginnen Sie mit dem 30-Tage-Standard.

Was die Archivierung auslöst

Ein Projekt wird archiviert, wenn ALLE diese Bedingungen zutreffen:

Fortschritt ist genau 100% – Alle Aufgaben im Projekt sind erledigt
Letzte Aktualisierung war vor mehr als [Verzögerung] Tagen – Das Projekt wurde seit Abschluss nicht berührt
Auto-Archivierung ist aktiviert – Die Funktion ist in Ihren Präferenzen eingeschaltet

Wenn eine dieser Bedingungen nicht erfüllt ist, bleibt das Projekt wo es ist.

Was archiviert wird

Wenn ein Projekt automatisch archiviert wird:

Das Projekt wird sanft gelöscht – Geht in den Papierkorb
Alle Aufgaben darin werden sanft gelöscht – Begleiten das Projekt
Alle Unteraufgaben darin werden sanft gelöscht – Folgen ihren Eltern-Aufgaben
Alles bleibt zusammen – Und kann zusammen wiederhergestellt werden

Das Projekt und sein Inhalt können wie jedes andere gelöschte Element wiederhergestellt werden.

Wiederherstellung

Auto-archivierte Elemente funktionieren wie alle gelöschten Elemente:

Gehen Sie zum Papierkorb
Finden Sie das Projekt (es wird anzeigen, dass es automatisch archiviert wurde)
Klicken Sie auf Wiederherstellen
Das Projekt kehrt mit allen Aufgaben zurück

Sie haben 40 Tage Zeit, es wiederherzustellen, bevor es dauerhaft gelöscht wird.

Archivierung verhindern

Manchmal möchten Sie vielleicht, dass ein abgeschlossenes Projekt für die Referenz sichtbar bleibt. Hier sind mehrere Möglichkeiten, die Auto-Archivierung für bestimmte Projekte zu verhindern:

Methode 1: Aktiv halten

Nehmen Sie eine beliebige Änderung am Projekt vor:

Aktualisieren Sie die Beschreibung
Fügen Sie eine Aufgabe hinzu oder schließen Sie sie ab
Bearbeiten Sie eine bestehende Aufgabe

Dies setzt den “zuletzt aktualisiert”-Zeitstempel zurück und startet die Verzögerung neu.

Methode 2: Eine offene Aufgabe hinzufügen

Fügen Sie eine Aufgabe hinzu, die Sie nicht abschließen wollen:

“Vor Archivierung überprüfen”
“Zur Referenz behalten”
“Nicht archivieren”

Das Projekt erreicht nicht 100%, also wird es nicht archiviert. Diese “Blocker”-Aufgabe dient als explizites Signal, dass das Projekt aktiv bleiben soll.

Methode 3: Auto-Archivierung deaktivieren

Schalten Sie die Funktion in den Einstellungen ganz aus. Dies verhindert jede automatische Archivierung, aber Sie müssen dann abgeschlossene Projekte manuell verwalten.

Best Practices

Angemessene Verzögerung einstellen

Berücksichtigen Sie Ihren Überprüfungszyklus:

7 Tage: Schnelle Sprints, tägliche oder wöchentliche Überprüfungen
30 Tage: Standard-Workflows (Standard für die meisten Benutzer)
90+ Tage: Langfristige Projekte, vierteljährliche Überprüfungen

Wenn Sie häufig Projekte aus dem Papierkorb wiederherstellen, ist Ihre Verzögerung möglicherweise zu kurz.

Vor Archivierung überprüfen

Bauen Sie eine Gewohnheit ein:

Wöchentlich: Überprüfen Sie abgeschlossene Projekte
Exportieren Sie alle benötigten Daten (über API wenn nötig)
Lassen Sie Auto-Archivierung den Rest erledigen

Papierkorb als Archiv nutzen

Da die Papierkorb-Aufbewahrung 40 Tage beträgt:

Archivierte Projekte bleiben zugänglich für die Referenz
Überprüfen Sie den Papierkorb regelmäßig, wenn Sie abgeschlossene Arbeit referenzieren müssen
Löschen Sie dauerhaft, wenn Sie sicher sind, dass Sie es nicht brauchen

Wann Auto-Archivierung läuft

Der Auto-Archivierungsprozess läuft täglich auf unseren Servern. Projekte, die die Kriterien erfüllen, werden während dieses Prozesses archiviert. Es ist nicht sofort – es kann bis zu 24 Stunden dauern, nachdem ein Projekt berechtigt wird.

Benachrichtigungen

Derzeit sendet Kanman keine Benachrichtigungen, wenn Projekte automatisch archiviert werden. Überprüfen Sie Ihren Papierkorb regelmäßig, wenn Sie archivierte Elemente überprüfen möchten.

Einschränkungen

Nur Projekte – Auto-Archivierung betrifft nur Projekte (nicht Boards oder einzelne Aufgaben direkt)
Erfordert 100% Abschluss – Alle Aufgaben müssen erledigt sein
Keine projektspezifischen Regeln – Die Einstellung gilt für alle Projekte
Keine E-Mail-Benachrichtigungen – Keine Warnungen, wenn Projekte archiviert werden